3C. Organisatie en bedrijfsvoering

Accountantskosten
In 2019 is een nieuwe accountant gevonden die de controle van de jaarrekening zal doen. Omdat de markt voor de accountantsdiensten erg krap is en omdat de regelgeving voor controle van de jaarrekening steeds strakker wordt is de offreerde prijs ongeveer € 15.000 hoger dan het beschikbare budget.
Omdat de accountant pas laat in 2019 is gevonden zal in het jaar 2020 twee keer de interim controle worden uitgevoerd, namelijk voor 2019 en voor 2020. De kosten, inclusief de voorbereiding, bedragen per interim controle ongeveer € 30.000.

Accountantskosten - Meerwerk controle 2018
Voor de controle van de jaarrekening 2018 is meerwerk in rekening gebracht van € 56.605. Wij waren het niet eens met deze meerwerknota. Op basis van de onderbouwing van het meerwerk was een bedrag van € 20.000 voor ons acceptabel. Dit is ook verwerkt in de jaarrekening 2019. Na onderhandelingen op alle niveaus is overeengekomen om uiteindelijk € 30.000 te betalen aan meerwerk. Dit levert dan nog een nadeel op van € 10.000 voor 2020.

Afdracht WKR
De afdracht WKR is een budget dat is gereserveerd voor de belasting die betaald moet worden als de forfaitaire ruimte wordt overschreden. Over het bedrag dat de forfaitaire ruimte overschrijdt, betaalt de organisatie 80% belasting.
De gemeente Renkum verwacht in 2020 de forfaitaire ruimte binnen de WKR zeer beperkt te overschrijden. Dit vanwege lagere uitgaven voor diverse vergoedingen en verstrekkingen.

Investeringsplan ICT/Projecten ICT/Formatie ICT 2020 - 2021
In 2019 heeft bij zowel De Connectie als de gemeente de prioriteit gelegen om bestaande basissystemen en processen op orde te brengen, conform de adviezen uit verschillende onderzoeken die hebben plaatsgevonden.  Daarnaast heeft er een zoektocht plaatsgevonden van de organisatie naar bezuinigingen (Perspectiefnota etc.). Dit alles heeft ertoe geleid dat andere projecten en investeringen zijn uitgesteld in 2019. In 2020 worden ICT projecten en investeringen weer opgepakt. In totaal worden voor een bedrag van € 436.000 aan projecten opgepakt, waarbij voor de duur van 1,5 jaar extra inzet wordt ingezet.  Voor € 122.000 kunnen deze lasten gedekt worden uit het structureel beschikbaar budget van. De extra incidentele projectlasten (€ 314.000) worden gedekt uit de egalisatiereserve ICT. Ter ondersteuning van projecten die vanuit de Connectie worden aangestuurd ten behoeve van de 3 gemeenten wordt tot eind 2020 tijdelijk capaciteit ingezet in verband met een vacature op het gebied van informatieadvisering. Ook deze kosten worden gedekt uit de egalisatiereserve ICT.  

Het investeringsplan is geactualiseerd. De daarop betrekking hebbende fluctuerende financiële consequenties worden middels dotatie en onttrekking uit de reserve ICT geëgaliseerd. Zie hiervoor ook de paragraaf nieuwe investeringen voor de hoogte van de investeringen en de toelichting op de reserve ICT voor wat betreft de dotatie en onttrekkingen.

Apparatuur werkplek - beeldschermen
Voor de lease van 100 dubbele beeldschermen voor de flexplekken en voor de medewerkers die met meer dan 2 systemen werken, berekent de Connectie extra structurele lasten groot € 4.400.

Applicatiebeheer ICT
Een aantal projecten voor 2020 leiden tot extra structurele lasten (€ 87.000) in de vorm van licenties en onderhoud, welke niet opgevangen kunnen worden binnen het beschikbare budget voor applicatiebeheer.
Het gaat hierbij om een wettelijke eis vanuit de Omgevingswet (DSO), betere dienstverlening naar de klant toe vanuit Burgerzaken (Portal key2Burgerzaken), vervanging van software door de samenwerking/De Connectie (Social Intranet), vervanging van legacy software voor het fysieke archief (Docman) en het kunnen zoeken in het digitale Pandenarchief.

Connectie: Informatieveiligheid 2019-2020
In de voorjaarsnota 2019 is geld vrijgemaakt om aanzienlijke security risico’s af te wenden en te voldoen aan de wettelijke eisen conform BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten). Directe aanleiding daarvoor was het onderzoek van de Rekenkamer van de gemeente Arnhem naar privacy en informatieveiligheid. Een deel van deze maatregelen wordt in 2020 afgerond. Tegenover deze kosten staat een onttrekking aan de reserve ICT.

De Connectie
In de eerste bestuursrapportage 2020 van de Connectie is een aantal kaderwijzigingen opgenomen, waardoor onze bijdrage aan de Connectie toeneemt. Dit betreft wijzigingen in verband met:

• de wettelijke plicht om vanaf 1 januari 2022 de WOZ-taxaties van woningen te baseren op de gebruiksoppervlakte;
• aanpassingen van het arbobudget om daarmee te voldoen aan arbowetgeving;
• consequenties van de uitgevoerde onderhoudsronde in de functiewaardering;
• maatregelen binnen ICT. Additionele formatie op functioneel applicatiebeheer en de projecten 1!Connect en 2!Connect leiden ertoe dat de basis verder op orde komt en dat we uitkomen op CMM 2 niveau en een geharmoniseerde ICT omgeving.

Voor de ICT maatregelen was vooralsnog t/m 2022 geld gereserveerd binnen de begroting. Voor de structurele doorwerking diende in samenspraak met de informatieadviseurs van de gemeenten eerst nog een nadere uitwerking plaats te vinden van het programma 2!Connect. Deze nadere uitwerking is gemaakt en bevestigt het eerdere beeld van de benodigde structurele lasten. Die zijn nu conform afspraak verwerkt in de MJPB van de Connectie. In het meerjarenperspectief is rekening gehouden met een afbouw van de in 2019 additioneel beschikbaar gestelde formatie voor technisch applicatiebeheer. De verwachting is dat, door verdere rationalisatie en harmonisatie van het applicatielandschap van de drie gemeenten, op termijn minder technisch applicatiebeheer nodig zal zijn. Daartegenover zien we de ontwikkeling van het steeds belangrijker worden van informatisering voor onze primaire processen en de kosten die daarmee gemoeid zijn toenemen, zie ook hierboven de stijgende kosten voor applicatiebeheer. Via  benchmarks gaan we periodiek monitoren of onze ICT-kosten niet uit de pas lopen.

Documentatie en lidmaatschappen
Eind 2019 zijn alle abonnementen voor documentatie en de lidmaatschappen beoordeelt op nut en noodzakelijkheid. Wat niet langer nut of noodzaak had is opgezegd. Het resultaat van deze actie is € 10.000 structureel vanaf 2020.